Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Importeria B.V.
Keulsepoort 2 - Unit 280
5911 BZ Venlo
Nederland
KvK: 76959066
Btw-identificatienummer: NL860853901B01

Privacycontact:
info@importeria.com

Klantenservice:
order@importeria.nl

2. Klant-, account- en profielgegevens

Wij verwerken naam, contactgegevens, accountidentificatie, authenticatiegegevens, accounttype en voorkeuren om accounts te beheren, toegang te beveiligen en gevraagde functies te leveren.

De mogelijke grondslagcategorieën zijn uitvoering van de overeenkomst of precontractuele stappen, wettelijke verplichtingen en het gerechtvaardigde belang van Importeria bij veilige account- en klantadministratie.

3. Adressen, checkout en orders

Voor checkout en orderafhandeling verwerken wij factuur- en afleveradres, land, contactgegevens, winkelmand, producten, aantallen, prijzen, belastingen, verzendkeuzes, toestemmings- en documentsnapshots, orderstatus en klantenservicegegevens.

Deze verwerking is nodig voor precontractuele stappen, uitvoering van de koopovereenkomst, levering, administratie en wettelijke verplichtingen.

4. Betalingen en Stripe

Stripe verwerkt betaalgegevens in de gehoste betaalomgeving. Importeria ontvangt en bewaart onder meer Checkout Session-, PaymentIntent- en charge-referenties, bedragen, valuta, betaalstatus, beperkte providerpayloads en webhookbewijs voor betaling, reconciliatie, fraudeonderzoek en geschillen.

Importeria bewaart geen volledige kaartgegevens. Stripe kan voor eigen betalingsbeveiliging en fraudepreventie als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke optreden; de precieze rolverdeling, bewaartermijnen en doorgiften moeten vóór goedkeuring contractueel worden bevestigd.

5. Leveranciers en Stripe Connect

Voor Winery Portal, leveranciersrelaties en Stripe Connect verwerken wij bedrijfs- en contactgegevens, aanvraag- en beoordelingsinformatie, connected-accountreferenties, capability- en onboardingstatus en zakelijke settlementinformatie.

Deze B2B-verwerking verandert niet dat Importeria de consumentverkoper is. Grondslag en bewaartermijn hangen af van precontractuele stappen, de leveranciersovereenkomst, wettelijke verplichtingen en beveiligings- en auditbelangen.

6. Wijnhuisaanvragen en Wine Intake

Wijnhuisaanvragen en wijnsubmissions kunnen bedrijfsgegevens, contactpersonen, antwoorden, productinformatie, correspondentie, workflowstatus en provenance bevatten.

Wij gebruiken deze gegevens om een mogelijke samenwerking te beoordelen, submissions te behandelen en, na goedkeuring, catalogus- en leveranciersprocessen uit te voeren.

7. Private bijlagen en malwarecontrole

Private Winery Portal- en Wine Intake-bijlagen kunnen persoonsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevatten. Bestanden worden privé opgeslagen, technisch gevalideerd en met ClamAV op malware onderzocht.

Scanstatus, bestandsdigest, upload- en toegangsmetadata kunnen worden bewaard om beveiliging en integriteit aan te tonen. Alleen bevoegde rollen krijgen toegang via gecontroleerde downloadroutes.

8. Transactionele e-mail

Wij verwerken e-mailadressen, template- en versiegegevens, order- of aanvraagreferenties, aflevertijdstippen, retry- en foutgegevens in een transactionele outbox.

Dit ondersteunt order-, account- en workflowcommunicatie, betrouwbare aflevering, bewijs en foutonderzoek. E-mailinhoud en afleverhistorie worden niet als marketingprofiel gebruikt.

9. Webhooks, audits en beveiligingslogs

Wij bewaren beperkte webhookpayloads, digests, idempotency- en verwerkingsstatus, StaffAudit-events, actor- en permissiesnapshots, operationele status, beveiligingsmeldingen en technische logs.

Doelen zijn betaalverwerking, integriteit, incidentonderzoek, toegangscontrole, fraudepreventie, bedrijfscontinuïteit en het aantonen van bevoegde handelingen. Audit- en adjudicatieregisters zijn append-only en tamper-evident waar de applicatie dat ondersteunt.

10. Sessies, CSRF en cookies

Noodzakelijke sessie- en CSRF-cookies beveiligen formulieren, login, winkelmand, marktcontext en checkout. Een gesigneerde cookie onthoudt cookievoorkeuren. Stripe en de Thuiswinkel-widget kunnen na de beschreven activering eigen technologie gebruiken.

De actuele technieken, activeringsmomenten en maximale technische duur staan in het Cookiebeleid en de daaruit gegenereerde cookietabel.

11. Ontvangers en dienstverleners

Voor zover nodig voor uw bestelling en onze dienstverlening ontvangen betaal-, e-mail-, hosting-, beheer- en bezorgdiensten persoonsgegevens. Voor betalingen gebruiken wij Stripe, voor transactionele e-mail Microsoft 365 en voor bezorging DPD/BRT en andere goedgekeurde vervoerders.

Gegevens worden alleen gedeeld voor het betreffende doel. Bevoegde autoriteiten en professionele adviseurs kunnen gegevens ontvangen voor wettelijke verplichtingen of de behandeling van een geschil.

12. Internationale doorgiften

Het gebruik van een buitenlandse dienstverlener betekent niet op zichzelf dat persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven. Voor een eventuele internationale doorgifte gelden de toepasselijke wettelijke voorwaarden en waarborgen.

13. Bewaartermijnen

Voor de fiscale administratie gelden de toepasselijke Nederlandse bewaarplichten. Gegevens die wettelijk moeten worden bewaard, worden niet verwijderd op grond van een kortere operationele termijn.

Operationele en technische gegevens worden doelgebonden beoordeeld. Bewaartermijnen en noodzakelijke opschoning worden ieder kwartaal beoordeeld, aansluitend bij de btw-administratie. Dit is geen automatische verwijdering en geen toestemming om wettelijk te bewaren gegevens te wissen.

Voor gegevens die nog nodig zijn voor een lopende verplichting, een verzoek, beveiligingsonderzoek of een geschil wordt de noodzaak afzonderlijk beoordeeld.

14. Beveiliging

Importeria gebruikt onder meer versleuteld transport, toegangs- en rollenbeheer, veilige wachtwoordopslag, private bestandsopslag, malwarecontrole, ondertekende orderlinks, secure cookies, auditlogging, back-ups en monitoring.

Geen enkele maatregel voorkomt alle risico's. Incidenten worden beoordeeld en waar vereist gemeld volgens de toepasselijke procedure.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

De huidige Importeria-applicatie neemt niet uitsluitend geautomatiseerd besluiten met rechtsgevolg of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor klanten. AI-ondersteuning in Wine Studio heeft geen zelfstandige publicatiebevoegdheid.

Stripe kan eigen geautomatiseerde fraude- en beveiligingscontroles toepassen onder zijn voorwaarden. De actuele providerinformatie moet vóór goedkeuring worden gecontroleerd.

16. Privacyrechten

Voor zover van toepassing kunt u verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar, en toestemming intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking aantast.

Stuur uw verzoek naar info@importeria.com. Wij kunnen proportionele informatie vragen om uw identiteit en bevoegdheid te verifiëren.

17. Klachten en toezichthouder

Neem bij een privacyklacht eerst contact op via info@importeria.com. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een bevoegde rechter benaderen.

18. Wijzigingen en versiebewijs

Bij een materiële wijziging publiceren wij een nieuwe versie met datum. Historische orderconsents en checksums blijven ongewijzigd. Een nieuwe versie geldt niet met terugwerkende kracht.

Wachtwoordherstel en eenmalige inlogcodes

Op uw verzoek sturen wij een herstelbericht of een tijdelijke eenmalige inlogcode naar het e-mailadres van uw account. Wij verwerken daarbij account-, aanvraag-, beveiligings- en aflevergegevens om veilige toegang mogelijk te maken en misbruik te beperken.